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“日常管理”功能为用户提供了日常业务管理的操作平台,从而提高工作效率。

功能包括

印章管理

为上级领导实现对发文、收文的审核通过提供电子印章的功能。

操作步骤

印章申请

第一步:在印章管理页面中,单击『增加』按钮,弹出印章申请表窗口;

第二步:按要求填写印章信息;

第三步:填写完新印章的信息后,按『保存』按钮,系统自动将页面跳转到流转界面;

第四步:审阅印章的信息,选择流转方向后,点击『流转』或『确定』按钮进行流转;

印章审批

印章审批由科室领导审批到局领导审批。操作方法类似。现以科室领导审批为例作说明。

印章审批处理人在印章待处理列表中,选择要审批的印章纪录,然后进入审批并流转。其操作步骤如下:

第一步:在印章管理的待处理文件列表中选择要审阅的印章记录,点击『修改』按钮,进入印章的修改页面;

第二步:审阅印章的基本信息,并在科室领导意见框中录入意见;

第三步:录入意见后,点击『流转』按钮,系统自动弹出流转方向选择窗口;

第四步:按业务办理的实际情况,将文件分发到相关局领导及指定的处理者审批,点击『执行流转』按钮,系统就会自动把文件传到下一步的办理人处理。

返回主页面,该印章记录被收录到处理人的已处理文件列表中。

如果是局领导审批,则流转为同意与不同意,如果选择同意,完成印章审批。

第五步:根据印章申请的实际情况,将文件流转到科室领导及指定的处理者审核,点击『执行流转』按钮,系统就会自动把文件传到下一步的处理者审核。

返回主页面,该印章记录被收录到处理人的已处理文件列表中。

以上是印章的申请过程,接下来是申请的审批处理过程。

印章回收

此功能主要是提供印章的退回处理,可以选择将文件退回到某一步处理流程上。其操作步骤如下:

第一步:在印章的已处理文件列表中选择要回收的印章记录,点击『回收』按钮,进入回收页面;

第二步:在回收的记录流程中,选中要退回的节点流程,点击『确定回收』按钮,把印章流转到前一活动节点上,并按『确定』按钮,确定回收的状态。 注:流程已结束的文件不能回收。

采购管理

“采购管理”功能模块为各部门在采购管理工作中减轻了工作强度,提高工作效率。

操作步骤

采购申请

第一步:在采购管理页面中,单击『增加』按钮,弹出添加采购项目申请表窗口;

第二步:按要求填写采购项目信息;

第三步:填写完采购项目的信息后,按『保存』按钮,系统自动将页面跳转到流转界面;

如采购项目的内容需要修改,修改后,确认没有问题,可执行下一步。

第四步:点击『流转』按钮,系统自动弹出流转方向选择窗口;

第五步:根据申请采购项目的实际情况,将文件流转到分管领导及指定的处理者审核,点击『执行流转』按钮,系统就会自动把文件传到下一步的处理者审核。

返回主页面,该采购记录被收录到处理人的已处理文件列表中。

采购项目审批

采购项目审批由分管领导到本局领导审批。操作方法类似,现以分管领导审批为例作说明。分管领导审批处理人在采购待处理列表中,选择要审批的采购项目纪录,然后进入审批并流转。

第一步:在采购管理的待处理文件列表中选择要审批的采购项目记录,点击『修改』按钮,进入采购项目的修改页面;

第二步:审阅资料,并在分管领导意见框中录入意见;

第三步:录入意见后,点击『流转』按钮,系统自动弹出流转方向选择窗口;

第四步:按业务办理的实际情况,将文件分发到单位领导及指定的处理者审批或重新登记,点击『执行流转』按钮,系统就会自动把文件传到下一步的办理人处理。

如果是单位领导审批,则流转为同意与不同意,如果选择通过,完成采购项目的审批。

返回主页面,该采购项目记录被收录到处理人的已处理文件列表中。

知识管理

协同办公资料库实现单位和个人知识的统一管理。

操作步骤

增加资料库

第一步:在分类目录树中,选择要增加文件夹的目录;

第二步:在文档类别框中,点击鼠标右键“新建文件夹”;

第三步:弹出一个输入界面,输入目录名称,点『确定』即可新建一个文件夹。

重命名目录

第一步:在分类目录树中,选择要重命名的目录;

第二步:在文档类别框中,点击鼠标右键“重命名”;

第三步:弹出一个输入界面,重新输入目录名称,点『确定』即可重命名目录。

删除目录

第一步:在分类目录树中,选择要删除的目录;

第二步:在文档类别框中,点击鼠标右键“删除”;

第三步:系统弹出删除确认窗口,点击『取消』按钮,系统放弃删除操作;点击『确定』按钮,即可删除目录以及其资料。

注意

1、删除目录时,如果所选的当前目录包含多层子目录,则要求先把其所有子目录删除后,系统才允许删除当前目录,即删除目录时,被删除的当前目录不能包含子目录,方可顺利执行当前目录的删除操作。

2、当删除某个目录时,该目录下所包含的所有资料都将被删除,请注意!

共享目录

第一步:在分类目录树中,选择要共享的目录;

第二步:在文档类别框中,点击鼠标右键“共享”;

第三步:系统弹出共享设置窗口,选择共享用户,则所选用户拥有查阅的权限,点击『确定』按钮,即可共享目录及其资料。

上传资料

第一步:在资料库的左边框架中选择要浏览资料所在的目录或点击『文件夹』按钮,在页面文档类别框中,对应显示目录(文件夹)下的所有资料列表;

第二步:在文档类别框中,点击鼠标右键“上传文件”;

第三步:系统弹出上传文件窗口,点击『添加』按钮,选择要上传的文件;

第四步:选择上传文件,点击『 上传』按钮,则可上传文件。

注意:添加单位的知识库资料只能单位管理员添加,添加科室的知识库管理只能科室管理员添加,普通用户只能添加个人的知识库。

下载资料

第一步:在资料库的左边框架中选择要浏览资料所在的目录或点击『文件夹』按钮,在页面文档类别框中,对应显示目录(文件夹)下的所有资料列表;

第二步:在文档类别框中,选择要下载的文件,点击鼠标右键的“下载文件”;

第三步:系统弹出下载文件窗口,点击『打开』按钮,选择要下载的文件的路径;

第四步:选择好下载路径,点击『保存』按钮,则可下载文件。


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