会议室管理-超迅办公自动化系统
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“会议管理”功能为用户提供了日常对会议室申请和管理的操作平台,从而提高工作效率。

功能包括

会议申请与审批

拥有此权限的系统用户通过该功能实现会议室申请,会议室管理员对该申请进行审核等操作。

操作步骤

第一步:选择‘会议管理’选项卡中的“会议申请与审批”进入相关操作页面。

第二步:进入页面后,在功能条中单击『增加』按钮,弹出会议申请表窗口;

第三步:按要求和实际情况填写申请表内相关内容;“开始时间”和“结束时间”后边分别有两个下拉选项:前边的选项为小时,后边的选项为分钟。“准备事项”可自主录入所需事项,也可以从下方提供的选项中勾选。

第四步:点击『保存』按钮,系统自动跳转到编辑页面;如会议申请表内容需要修改,修改后,确认没有问题,可执行下一步。选择申请审批人,如点击『保存』按钮,该申请表会自动保存到“待处理”页面中;如点击『发送申请』,则该申请表会自动转到申请审批人处理,待审批人处理后,即完成整个会议申请的操作。

会议申请审批

会议审批人对会议申请表按会议室的实际使用情况进行审批。

第一步:会议审批人进入系统后,在弹出的“迷你首页”或“会议管理”功能模块内‘会议申请与审批’中的待处理页面,选择需要审批的会议申请;如下图所示,分别是两种进入会议申请审批的方式;

第二步:点击进入会议申请表,按会议室实际使用情况对该会议申请进行审批。填写审批意见,选择审批结果后,点击『确定』,则完成会议申请审批操作。如下图:

注:会议室审批人有对该申请表内容作修改的权限。

会议申请删除

会议审批员可以对会议申请作删除操作。。

第一步:在会议申请页面中勾选(可多选)出需要删除的会议申请记录;

第二步:在操作条中单击『删除』按钮,系统弹出对话框;

第三步:在弹出的对话框中,点击『Yes』按钮,即可完成删除会议申请操作。

我参加的会议

“我参加的会议”记录当前系统用户在某指定时间段内需要参加的会议信息。其中包括:会议名称、会议议题、主持人、时间、地点、与会人员等信息。

操作步骤

第一步:在‘会议管理’选项卡中点击进入“我参加的会议”页面,勾选需要查看的会议信息,然后点击『查看』;

第二步:弹出的会议信息框,查阅完毕以后点击『关闭』即可完成查阅操作。

会议室安排情况

会议室安排情况记录每间会议室的空闲与占用情况,对会议审批员在会议申请审核时起辅助作用。

操作步骤

会议审批员可通过页面左上角的日期选择,可作有选择性的查阅某日的会议室安排情况。点击“前一天”或“后一天”,即可查询当日的前一天或后一天的会议室安排情况。下图表示为:2010年12月8日14点-16点前,会议室大厅被占用。

会议室管理

会议室管理员可通过该功能模块,对各会议室进行设置和管理操作。

操作步骤

会议室增加

第一步:在‘会议管理’选项卡中点击进入“会议室管理”页面;

第二步:在操作条中单击『增加』按钮,弹出会议室信息表;

第三步:按要求和会议室实际情况填写会议室信息表内相关内容;

第四步:点击『保存』;在弹出的系统提示框中,按实际情况选择:如需再新增会议室信息,点击『Yes』;如不需要再新增会议室信息,点击『No』即可完成当前新增会议室操作。


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