公文流转-超迅办公自动化系统
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“公文流转”功能模块用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,从而实现公文处理的严格准确性,大大提高了公文处理效率和准确性。

功能包括

收文

实现对来文的登记、分发、批示、传阅、整理和归档等操作,功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节,实际流程依据用户灵活定义。

操作步骤

根据不同用户使用权限的不同,“收文”列表显示的功能界面会有所不同。例如,一些管理收文相关的按钮(如增加、修改、删除等)只有当前用户有收文管理权限的时候才会显示。

注:本系统收文列表的“待处理文件”以及“已处理文件”标签下的文件,当天到期的背景会醒目地显示为红色,第二天到期的显示为黄色,逾期的显示为灰色。其他日期的不变。有助于及时提醒用户,哪些文件需要第一时间办理。

收文登记

第一步:在收文主页面上,点击『增加』按钮,进入收文登记页面;

第二步:填写收文的基本信息;如果需要上传相关的文件,则可执行下一步。

第三步:上传附件文件,点击『浏览』按钮,打开上传文件的路径,如上传多个文件,即按『添加』按钮,即可;

第四步:按『保存』按钮,系统自动将页面跳转到收文流转界面;

第五步:在流转栏中,按业务办理的实际情况,选好要流转的方向及指定的处理者,点击『流转』按钮,提交流转。系统设有短信提示方式,可在通知方式中勾选『手机短信 』,然后再执行流转操作。

传阅收文

收文的审阅处理人如党政办工作人员在收文待处理列表中,选择要审阅的收文记录,然后进入审阅并流转。

第一步:在收文的待处理文件列表中选择要审阅的收文,点击『修改』按钮,进入收文的修改页面;

第二步:审阅信息,在意见框中录入阅后意见;

填写审批意见时,提供了三种方式,一种是提供了附件上传的功能;一种是在“键盘录入”框内输入阅后意见;第三种提供了一个“用户词典”的功能。这个词典可以记录每位用户常用的批示语,用户在填写意见时,就不需要每次都通过键盘录入意见,只要点击『用户词典』按钮,选择批示语即可。各位科室办理人员进入收文办理界面之后,可以看到文件的详细信息、阅后意见、文件传送流转记录。

第三步:在流转栏中,按业务办理的实际情况,选好要流转的方向及指定的处理者,点击『流转』按钮,提交流转。系统就会自动把文件传到下一步的办理人处理。

返回主页面,该收文被收录到处理人的已处理文件列表中。

收文回收

收文回收是文件发送出去后,发现文件发送错误想收回来再做处理。

第一步:在收文的已处理文件列表中,选择要回收的收文,点击『回收』按钮,进入回收页面;

第二步:在回收的记录流程中,选中要退回的节点流程,点击『确定回收』按钮,把收文流转到前一活动节点上,按『确定』按钮,确定回收的流转状态。

注:已归档的文件不能回收。

添加到知识管理

通过将收文正文添加到知识管理的形式进行归档。

第一步:进入到收文界面,打开收文库(如下图),然后勾选需要归档的收文;

第二步:点击『添加到知识管理』按钮。在弹出的添加到知识管理的界面中(如下图),点击“添加到”的下拉框,选择保存收文的路径,也可以点击『新建文件夹』来新增保存路径;

第三步:选好保存路径后,点击『确定』,收文会保存到知识管理库中。

收文流程监控

查看流程监控有两种方法:

第一种:点击发文列表中点击『查看』;

第二种:进入发文的修改页面,点击『流转监控』按钮;

进入流程监控页面,可以显示该收文流转的轨迹。

删除收文

在收文列表页面中,选择要删除的收文记录,按『删除』按钮,系统自动弹出“删除确认”窗口,点击『确定』按钮,即可删除该记录。

注:登记还没有流转的收文可由拟写人直接删除;否则只有系统设置的特定用户才有权限删除收文记录。

第二种:进入发文的修改页面,点击『流转监控』按钮;

收文另发

收文另发实现以个人名义将收文进行转发的操作。其操作步骤如下:

第一步:选择需要转发的收文,然后点击『另发』;

第二步:在弹出的对话框中,点击『Yes』进入收文页面。

第三步:选择需要转发的流转方向,点击『确定』即可完成收文另发操作。

申请延办

收文的传阅若不能在指定时期内完成,可申请延办操作。其操作步骤如下:

第一步:在“待处理文件”页面中选择需要申请延办的收文,然后点击『申请延办』;

第二步:进入“公文延办申请”页面后,选择延办期限以及填写延办申请的相关内容,点击『保存』即可完成延办申请操作。

注:收文的延办申请由处理人提出,然后由收文的登记(发起人)负责审核。延办申请审核后,不能再对该收文进行延办申请。

批量已阅

通过批量已阅功能模块可实现快速处理数量较多的文件。其操作步骤如下:

第一步:在“待处理文件”页面中勾选需要作批量已阅的收文,然后点击『批量已阅』;

第二步:系统自动弹出“批量已阅确认”窗口,点击『Yes』按钮,即可完成批量已阅操作。

注:批量已阅操作成功后,选定的批量已阅收文会自动转到“已处理”选项卡中,并显示结束状态。

发文

实现了单位内发文和机构间发文,记录发文审批过程中的所有审批情况和意见及用户所做的操作。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、签发、分发、归档等操作,实际流程依据用户灵活定义。

操作步骤

发文拟稿

进入本系统,在主界面上选择“公文流转”标签项,选择下拉框中‘发文’功能项,其操作步骤如下:

第一步:在迷你首页中,选择“待办事宜”标签项,进入待办事宜页面;

第二步:直接点击要处理的待办信息,系统自动进入相应的编辑窗口;

第三步:根据业务的实际情况,对该业务进行相应的处理操作,具体请参照收文、发文、新、通知、采购、印章等的操作。;

注:收文的完成时限有色条提示。上图收文底纹为灰色,表示为逾期文件。

办公室审核发文

办公室审核处理人在发文待处理列表中,选择要审核的发文记录,然后进入审核并流转。其操作步骤如下:

第一步:在发文的待处理文件列表中选择要核审的发文,点击『修改』,进入发文的修改页面;

第二步:按实际情况对该条发文信息进行修改并录入审核意见;

第三步:录入审核意见之后,在流转栏中,按业务办理的实际情况,选好要流转的方向及指定的处理者,点击『流转』按钮,提交流转。系统就会自动把文件传到下一步的办理人处理。

返回主页面,该发文被收录到处理人的已处理文件列表中。

发文回收

此功能主要是提供发文的追回处理,拟稿人可以选择将文件退回到某一步处理流程上。其操作步骤如下:

第一步:在发文的已处理文件列表中选择要回收的发文记录,点击『回收』按钮,进入回收页面;

第二步:在回收的记录流程中,选中要退回的节点流程,点击『确定回收』按钮,把收文流转到前一活动节点上,并按『确定』,确定回收的状态。

注:流程已结束的文件不能回收。

添加到知识管理

通过将发文正文添加到知识管理库的形式进行归档。以下是详细的操作步骤:

第一步:进入到发文界面,打开发文库(如下图),然后勾选需要归档的发文;

第二步:点击『添加到知识管理』按钮。在弹出的添加到知识管理的界面中(如下图),点击“添加到”的下拉框,选择保存发文的路径,也可以点击『新建文件夹』来新增保存路径;

第三步:选好保存路径后,点击『确定』,收文会保存到知识管理库中。

发文流程监控

查看流程监控有两种方法:

第一种:点击发文列表中点击『查看』;

第二种:进入发文的修改页面,点击『流转监控』按钮;

进入流程监控页面,可以显示该收文流转的轨迹。

删除发文

在发文列表页面中,选择要删除的发文记录,按『删除』按钮,系统自动弹出“删除确认”窗口。点击『确定』按钮即可删除该记录。

注:拟写还没有流转的发文可以由拟稿人直接删除;否则只有系统设置的特定用户才有权限删除发文记录。

请示答复件

下属单位按实际情况向上级单位对文件或者事件的请示。

操作步骤

答复件拟稿

此功能主要是下属单位按实际情况向上级单位对文件或者事件的请示。其操作步骤如下:

第一步:在请示答复件页面中,点击『增加』按钮,进入填写请示答复件基本信息;

第二步:请示答复件基本信息填写完毕后,点击『保存』;

第三步:按实际情况选择流转方向;

第四步:点击『确定』,该请示答复件将转到指定处理员审批。

接收请示答复件

审核处理人在请示答复件待处理列表中,选择要审核的答复件记录,然后进入审核并流转。其操作步骤如下:

第一步:在请示答复件的待处理文件列表中选择要审核的答复件,点击『修改』或者直接点击需审核的答复件,进入答复件的修改页面;

第二步:按实际情况填写相关内容,选择流转方向,然后点击『确定』即可完成审批操作。

删除请示答复件

在请示答复件列表页面中,选择要删除的答复件记录,按『删除』按钮,系统自动弹出“删除确认”窗口。点击『Yes』按钮即可删除该记录。

注:拟写还没有流转的请示答复件可以由拟稿人直接删除;否则只有系统设置的特定用户才有权限删除答复件记录。

征询意见稿

实现就某些事项征集相关部门的意见。

操作步骤

意见稿拟稿

进入本系统,在主界面上选择“公文流转”标签项,选择下拉框中‘征询意见稿’功能项,其操作步骤如下:

第一步:在征询意见稿主页面上,点击『增加』按钮,进入意见稿登记页面;

第二步:按实际情况填写征询意见稿基本信息。

第三步:上传附件文件,点击『浏览』按钮,打开上传文件的路径,如上传多个文件,即按『添加』按钮,即可;点击『保存』;系统自动将页面跳转到收文流转界面;

第四步:在流转栏中,按业务办理的实际情况,选好要流转的方向及指定的处理者,点击『确定』按钮,提交流转。

接收征询意见稿

意见稿的审阅处理人在意见稿待处理列表中,选择要审阅的意见稿记录,然后进入审阅并流转。操作步骤如下:

第一步:在征询意见稿的待处理文件列表中选择要审阅的意见稿,点击『修改』按钮或直接点击该意见稿,进入意见稿的修改页面;

第二步:审阅信息,在征询意见稿回复意见框中录入意见;

填写审批意见时,提供了三种方式,一种是提供了附件上传的功能;一种是在“键盘录入”框内输入审批意见;第三种提供了一个“用户词典”的功能。这个词典可以记录每位领导常用的批示语,领导在填写意见时,就不需要每次都通过键盘录入意见,只要点击『用户词典』按钮,选择批示语即可。

第三步:填写意见完毕后,在流转栏中,按业务办理的实际情况,选好要流转的方向点击『确定』按钮,提交意见。

删除征询意见稿

在征询意见稿列表页面中,选择要删除的意见稿记录,按『删除』按钮,系统自动弹出“删除确认”窗口。点击『Yes』按钮即可删除该记录。

便函管理

记载某些具体事务或预期文件提要的简短的或非正式的记录。

操作步骤

增加便函

进入本系统,在主界面上选择“公文流转”标签项,选择下拉框中‘便函管理’功能项,其操作步骤如下:

第一步:在便函管理主页面上,点击『增加』按钮,进入便函登记页面;

第二步:按实际情况填写便函基本信息。

第三步:点击『保存』后,弹出提示框,系统自动进入便函页面。

如果需要上传相关的文件,则可执行下一步。

第四步:上传附件文件,点击『添加附件』按钮,打开上传文件的路径,如上传多个文件,即按『添加』按钮即可;

通知方式可以勾选“短信通知”, 由手机短信以及待办事宜提醒便函接收人。

第五步:点击『发送』即可完成便函操作。

便函查阅

接收对象在便函待处理列表中,选择要查阅的便函记录;其操作步骤如下:

第一步:在“便函管理”待处理列表中,勾选要查阅的便函,然后点击『修改』;或直接点击要查阅的便函;

第二步:进入便函后,浏览完毕,可直接点击『关闭』即可完成便函查阅操作。

便函追回

便函拟稿人可对便函作追回操作。其操作步骤如下;

第一步:勾选需追回的便函,或直接点击需追回的便函,进入便函页面;

第二步:按实际情况,在签收记录中,需追回的目标后,点击『追回』;

第三步:弹出的提示框中,点击『Yes』即可完成便函追回操作。

删除便函

以下以删除一则便函为例,其操作步骤如下:

第一步:勾选需删除的便函,然后点击『删除』;

第二步:在弹出的提示框中,点击『Yes』,即可完成便函删除操作。

延办申请管理

实现对公文的延期办理申请进行审批处理。

操作步骤

第一步:在延办申请管理页面中,点击『修改』按钮,或直接点击需审核的申请;

第二步:按申请的实际情况,填写审批意见,勾选审批结果后,点击『确定』即可完成审批操作。

公文交换

实现单位及其下级单位进行公文交换。

操作步骤

公文拟稿

进入本系统,在主界面上选择“公文流转”标签项,选择下拉框中‘公文交换’功能项,其操作步骤如下:

第一步:在公文交换主页面上,点击『增加』按钮,进入收文登记页面;

第二步:填写公文的基本信息;

第三步:按『保存』按钮,系统自动将页面跳转到收文流转界面;

如果需要上传相关的文件,则可执行下一步。

第四步:上传附件文件,点击『浏览』按钮,打开上传文件的路径,如上传多个文件,即按『添加』按钮,即可;

第五步:点击『下发』按钮,公文将发送到接收对象。

接收公文

接收对象在公文待处理列表中,选择要审核的公文文记录,然后进入审核并流转。

第一步:在公文文的待处理文件列表中选择要核审的公文,进入公文的页面;

第二步:点击『转入收文』,将公文转换成收文,然后点击『Yes』按钮,公文进入收文界面。

第三步:选择流转对象后,公文成功转换为收文的方式进行流转。 往后的操作与收文操作相同。


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