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内部OA发文常见问题解答

添加时间: 2011-12-28 10:19:31     编辑人员: 超迅办公自动化系统

 

1、起草正文时,如何从本机上引入已经现成的Word文件?
 
答:点击【增加发文拟稿】,进入word编辑界面,这个word编辑器相当于我们平时用的word文档一样,可以通过文件打开的方式,把现成的word文件引入。
 
2、正文的红头模板用错(如本来应该使用上行“字”的文头,结果选用了下行“函”的文头),这时是否允许更换?
 
答:可以。但必须在拟稿阶段或办公室核稿阶段完成。更换文头模板的方法是: 
①将发文“基本信息”里的“文号名称”调整为正确的字号。 
②然后打开正文(Word),点击【更换模板】按钮,选择合适的正文模板并点击【确定】。如下图所示:
注意:若模板正文后面有追加的附件内容,请更换时注意,先将附件内容移到模板最后主题词那一列的上面一行位置,以防更换时丢失附件内容,更换成功后再把附件内容放到正文最后。
 
3、拟稿阶段,如果拟稿人不想将文稿立即送去审批,想暂时保存到库中,待以后合适的时候重新调出并送出审批,是否允许?如何操作?
 
答:可以。如果拟稿人如果不想将拟制好的文件马上送出,可以点击【保存】并【关闭】。下次拟稿人可以进入发文系统中,在系统的“拟办文件”视图中,找到文件草稿,点击该文件,于是便调出该文件。然后可以继续进行编辑并送出审批。
 
4、在办文过程中,签署办文意见时,意见的输入方式除键盘直接输入外,有没有其他办法?
 
答:为方便不同层次的用户方便地完成办文意见的输入,本系统提供了多种意见输入方式:填写审批意见时,提供了三种方式,一种是提供了附件上传的功能;一种是在“键盘录入”框内输入阅后意见;第三种提供了一个“用户词典”的功能。这个词典可以记录每位用户常用的批示语,用户在填写意见时,就不需要每次都通过键盘录入意见,只要点击『用户词典』按钮,选择批示语即可。各位科室办理人员进入收文办理界面之后,可以看到文件的详细信息、阅后意见、文件传送流转记录。
 
5、文件刚送出后,是否允许撤回重新修改并重新发送?
 
答:文件送出后,发现文件送错、文件滞留需要转给其他领导签批……等等,这是只要下一办理人尚未办完,上一办理人均可重新调出,并执行【回收】按钮,文件将作回收,便还原到发送前的状态,然后经办人可以再重新进行修改和发送。
 
6、在办文过程中,允许拟稿人“收回”?
 
答:拟稿人在文件办理过程中,可根据情况将已经走到拟稿后面各环节的文件收回来,但需要注意的是,收回时,有拟稿人送文环节的,请收回到拟稿人送文,若收回到拟稿人拟稿环节,就意味着前面走过的环节需要重新走过,而造成一些不必要的麻烦。
 
7、经办人在办文过程中,是否可以直接另发给其他人办理?
 
答:可以,用户在审核或签发文件时,可以执行【另发】操作,将自己办理的文件转给其他人或其他科室进行办理。
 
8、文件如何从库中删除?
 
答:在拟稿阶段,具有删除权限的经办人可直接点击【删除】按钮,将文件从库中删除;正在审批的文件如果要删除,必须先退回给拟稿人或由拟稿人收回到拟稿阶段,然后由拟稿人执行【删除】操作。
 
9、为什么在OA里无法打开Word文档?
 
答:这是因为Office在使用的时候需要安装一个插件。其方法如下: 
第一步:临时关闭防火墙程序。 
第二步:点击工具Internet选项。 
第三步:点击自定义级别。 
第四步:点击重置为安全级别选择低。 
第五步:再点击重置就可以安装插件了。 
第六步:安装完插件恢复安全级别

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